王府井英语网 儿童英语 【商务信函篇】商务英语基础知识,看了就造怎么写了

【商务信函篇】商务英语基础知识,看了就造怎么写了

今天,给大家简单介绍一下商务英语中一个常用的部分,商务信函(Business Letters)不同类型的商务信…

今天,给大家简单介绍一下商务英语中一个常用的部分,商务信函(Business Letters)不同类型的商务信函有不同的写法。那么什么是商务信函呢?

商务信函是正式文件之间的通信,企业之间通过邮件进行往来的一种商业活动。使用商务信函的人是哪些人呢?大多数人的职业都需要写商务信函,一些人一天甚至要写许多封信。当然,读商务信件也是一些人的工作日常。信是写给一个人或者组织,有发件人(sender)也有收件人(recipient),他们之间之相互的。

下面是一些发件人和收件人的例子:

business ⇔ business(企业对企业)

business ⇔ consumer(企业对客户)

job applicant ⇔ company(求职人员对公司)

citizen ⇔ government official(市民对政府官员)

employer ⇔ employee(老板对员工)

staff member ⇔ staff member(员工对员工)

【商务信函篇】商务英语基础知识,看了就造怎么写了

为什么要写商业信函呢?

有很多原因,例如:

to persuade(劝说)

to inform(通知)

to request(要求)

to express thanks(表达感谢)

to remind(提醒)

to recommend(建议)

to apologize(道歉)

to congratulate(祝贺)

to reject a proposal or offer(拒绝建议或邀请函)

to introduce a person or policy(介绍一个人或政策)

to invite or welcome(邀请或者欢迎)

to follow up(跟进)

to formalize decisions(正式的决策)

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如何写一封商业信函?

商务信函这一专业术语多少会让人有些紧张。一些英语作为第二语言的人会担心,他们的写作能力达不到高级的商务书写的要求。但实际并非如此。在商业中,一封有效的信函通常句子简而短,使用的词汇也直截了当。邮件读起来越容易越好。因此,在写作时,你需要一些转折词,使你的句子过渡地更自然,更易理解。

1.首先也是最重要的,要确保收件人的姓名拼写正确。同时,要确定性别并写上适当的标题。女士用Ms.男士用Mr.如果你能够百分百确定对方是个已婚女士的话,那你可以用Mrs.在非正式的情况下,或者在长时间的往来后,你也可以直接称呼对方的名字。当你不知道对方的名字,也对方的相关信息时,你可以写"To Whom It May Concern"。在称呼的后面加上逗号,会更标准,当然不使用标点符号也是可以的。下面是一些常见的收件人称呼的格式。

Dear Mr Sid,

Dear Ms Crace,

Dear Jack James:

Dear Editor-in-Chief:

Dear Valued Customer

Dear Sir or Madam:

2.收件人称呼解决完,就正式进入信函主题,第一段的书写。在商务信函中,用一句友好的问候开头是很常见的形式。给大家举几个例子:

I hope you are enjoying happy vocation.

Thank you for your reply of July 5th.

It is my pleasure meeting you at the conference.

I appreciate your patience in waiting for response.

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3.在简短的问候之后,用一两句话陈述这封信的主要目的。

例如:

I'm writing to you for…

I'm interested in the job which is posted on your website.

We'd like to invite you to be a member of our club.

4.第二段和第三段

用几个简短的段落来详细地描述你的主要观点。如果你的话只需要一段就能够表达清楚,那就不要故意多写一些多余的段落,来使你的信看起来很长。记住,商务信函主要目的是为了沟通,内容一定要简洁明了。如果你的信件内容包含比较敏感的话题,比如拒绝一个邀请函或者通知员工裁员期。那你最好把这句话放在第二段,而不要一开头就说明。下面是一些常见的表达不愉快的事实的句式:

I 'm sorry about that..

We are regretful to inform you…

After careful consideration we decide that…

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5.最后一段

最后一段应该包括要求、提醒和附件。如果有必要的话,你的联系信息也应该放在这段。下面是商务信函里结尾段一些常用的句子:

Your early reply would be appreciated…

Please respond at your earliest convenience.

I should also remind you that the next board meeting is on February 5th.

For further details…

If you require more information…

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

Enclosed you will find…

Feel free to contact me by phone or email.

6.结束语

在结尾要标上你的结束语以及署名,在这中间,你需要加上一个逗号。下面是一些常见的结束语的句式。如果你不想在自己的署名后加逗号的话,那你就省略掉逗号后面的结束语。

Yours truly,

Yours sincerely,

Sincerely,

Sincerely yours

Thank you,

Best wishes

All the best,

Best of luck

Warm regards,

现在大家对商务信函有没有一个全面的认识呢?

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作者: admin

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